Torben Sangild spurgte på Facebook om email-styring og jeg henviste til en video, jeg så for et stykke tid siden: Inbox Zero med Merlin Mann.
Det er en fin video af et foredrag, Merlin Mann afholdt for et par år siden om sine erfaringer med at styre de mange emails, der kommer ind hver dag. Målet er at få dem ud af indboxen, ud af stresszonen. Systemet baserer sig på David Allens Getting Things Done filosofi.
Videoen er lidt lang, så jeg skrev et par hurtige noter til Torben. De kommer også her:
1. Målet er at få indboxen tømt. Der er intet så frustrerende som en masse gamle beskeder, der stresser og fylder. Man har læst dem engang, men hvad var det nu egentlig, man skulle med dem?
2. Alle ting hører hjemme ét sted. Det betyder, at når du åbner en ny meddelelse, så både skal og kan du ALTID tage stilling til, hvad du skal gøre ved den. Den skal videre i systemet. Med Gmail er det faktisk rigtig nemt.
3. Der er fire muligheder for en email:
Slet/arkiver: Rigtig meget kan man slette, når man har skimmet det.
Deleger: Send den videre i systemet, hvis du fx skal have svar på noget.
Gør: Hvis mailen kalder på en handling (eksempelvis et svar), så gør det med det samme, hvis det tager under 2 minutter. Som en ninja. Bagefter: Arkivér, ude af indboksen!
Udsæt: Hvis handlingen vil tage mere end 2 minutter, så udsæt til senere – men sørg for at få det i en mappe/label til formålet.
Dvs. jeg gennemgår altid alle mails i en grovsortering og får dem ud af indboxen med det samme. Jeg har lavet tre labels, @BESVAR, @LÆS, @VENTER, som mailsene kan komme i: Dem der skal svares på (tømmes hver dag), dem der skal læses (kan vente lidt længere) og dem hvor jeg venter på tilbagemelding. Grundet det lille @ står de altid øverst i labellisten. Smart!
Reelt tager grovsorteringen 5-10 minutter, selvom jeg har 20-30 emails hver morgen. Det er meget beroligende at gøre. Ahhh, nu er inboxen tom…